একসময়ের বহুল ব্যবহৃত যোগাযোগ মাধ্যম হিসাবে পরিচিত ছিল চিঠি। তবে কালের পরিক্রমায় এবং ডিজিটালাইজেশনের ফলে এখন চিঠির ব্যবহার খুব বেশি লক্ষ্য করা যায় না। তবে একেবারে যে ব্যবহার হয়না বিষয়টি আবার এমনও না। বর্তমানে ব্যক্তিগত চিঠির ব্যবহার কমে গেলেও অফিশিয়াল চিঠির ব্যবহার বেশ লক্ষ্য করা যায়। তবে ব্যক্তিগত পর্যায়ে চিঠির ব্যবহার কমে যাওয়ার হঠাৎ অনুষ্ঠানিক চিঠি লেখার প্রয়োজন পরলে আমাদের প্রায় সময় বিড়ম্বনায় পড়তে হয়। এমন একটি বিড়ম্বনায় ময় বিষয় হচ্ছে চিঠির খামের উপর লেখার নিয়ম।
বিষয়টি আহামরি অনেক কঠিন না হলে অনেক সময় এই সহজ জিনিসটিই আমাদের মাঝে কনফিউশন তৈরি করে। সে জন্য আমরা এই আলোচনায় কিভাবে চিঠির খামের উপর লিখতে হয়, চাকরির খাম লেখার নিয়ম, খামে প্রেরক প্রাপক লেখার নিয়ম ইত্যাদি নিয়ে আলোচনা করব।
চিঠির খামের উপর লেখার নিয়ম:
পত্র বা চিঠি বলতে সাধারণত চিহ্ন বা স্মারক কে বোঝায়। লিখিত ভাবে যোগাযোগের মাধ্যম কেই পত্র বলে। এই যোগাযোগ ব্যক্তি থেকে ব্যক্তি, ব্যক্তি থেকে প্রতিষ্ঠান, প্রতিষ্ঠান থেকে ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠান থেকে প্রতিষ্ঠানে হতে পারে। প্রতিটি পত্রের দুটি অংশ থাকে ১. শিরোনাম বা বাহিরের অংশ ২.পত্রগর্ভ বা ভিতরের অংশ। চিঠির খাম হচ্ছে মূলত শিরোনাম বা বাহিরের অংশ। নিচে বিভিন্ন ধরনের চিঠির খামের উপর লেখার নিয়ম গুলো নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হল।
চিঠির খাম লেখার নিয়ম বাংলা :
চিঠি মূলত বাংলা ইংরেজি উভয় ভাষায় লেখা যায়। এবং বাংলাদেশে মূলত বাংলা ইংরেজি উভয় ভাষার চিঠি প্রচলিত রয়েছে। বাংলা চিঠি লেখার ক্ষেত্রে যিনি চিঠি লিখেন এবং চিঠি প্রেরন করেন তাকে বলা হয় প্রেরক। আর যার কাছে বা উদ্দেশ্যে চিঠি লিখা হয় এবং যিনি চিঠি গ্রহণ করবেন তাকে বলা হয় প্রাপক।
খামে প্রেরক প্রাপক লেখার নিয়ম:
বাংলা চিঠিতে প্রেরকের অংশটি লিখতে হয় বাম পাশে এবং প্রাপকের অংশটি লিখতে হয় ডান পাশে। এবং ডান পাশের ঠিক উপরের কর্নারে প্রযোজ্য ক্ষেত্রে ডাকটিকিট সংযুক্ত করতে হয়।
আধুনিক পত্র লিখনের নিয়ম আনুসারে খামে উপর বাম পাশে একটু বড় বা বোল্ড করে প্রেরক লিখার ঠিক তার নিচ থেকেই প্রেরকের নাম ঠিকানা ও অন্যন্য তথ্য লিখতে হয়। পুরাতন নিয়ম অনুসারে প্রেরক লেখা যেখানে শেষ হয়েছে ঠিক তার নিচ বরাবর অন্যন্য তথ্য লেখার নিয়মটি এখন আর প্রযোজ্য নয়।
প্রাপকের অংশটি বাংলা চিঠিতে লিখতে হয় মূলত ডান পাশে। এই ক্ষেত্রে উপরের নিয়মেই প্রথমে বড় করে প্রাপক লেখার পর ঠিক তার নিচ থেকে প্রাপকের নাম সহ বাকি তথ্য গুলো লিখতে হয়। এবং প্রাপকের তথ্য লিখার সময় আবশ্যই প্রাপকের ফোন নাম্বার ব্যবহার করা উচিত।
বি.দ্র: প্রেরক এবং প্রাপকের তথ্যের মাঝে ডিভাইডার লাইন টানলে পত্রের শিরোনামটি আরো বেশি পেশাদার হয়।
চিঠির খাম লেখার নিয়ম ইংরেজি :
দেশের বিভিন্ন বড় বড় প্রতিষ্ঠান, কোম্পানি সহ বিভিন্ন স্থানে অফিশিয়াল পত্র প্রেরন করার সময় পত্রের শিরোনাম তথা চিঠির খাম ইংরেজিতে লেখা হয়। তবে বাংলা এবং ইংরেজি পত্রের শিরোনাম লিখন প্রায় একই বললেই চলে। চলুন তাহলে ইংরেজি চিঠির খাম লেখার নিয়ম দেখে নেওয়া যাক।
ইংরেজিতে খাম লেখার সময় প্রেরকের জায়গায় Form লিখতে হয়। এবং প্রাপকের জায়গায় To লিখতে হয়। বাদবাকি সকল তথ্য বাংলা চিঠির খাম লেখার মতই। প্রার্থক্য শুধু ভাষাগত। বাংলা চিঠির খাম লিখতে হয় বাংলায় আর ইংরেজি চিঠির খাম লিখতে হয় ইংরেজিতে।
চাকরির খাম লেখার নিয়ম :
চাকরির আবেদন পত্র প্রেরন করার জন্য সাধারণত নির্দিষ্ট মাপের খামে আবেদন পত্র প্রেরন করতে হয়। অধিকাংশ ক্ষেত্রে এই মাপটি হচ্ছে ৯”*৪” মাপের খাম। আর চাকরির খাম লেখার সময় খামের উপর বড় করে পদের নাম লিখতে হয়। প্রেরকের অংশে যিনি চাকরির জন্য আবেদন করছেন তার নাম ঠিকানা এবং প্রাপকের অংশে যে প্রতিষ্ঠান বা কোম্পানিতে আবেদন করবেন তার HR/জেনারেল ম্যানাজার বা সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির নাম, তার পদের নাম, তার প্রতিষ্ঠানের নাম এবং প্রতিষ্ঠানের ঠিকানা লিখতে হয়।
দরখাস্ত খামের উপর লেখার নিয়ম:
জীবনে চলার পথে আমাদের বিভিন্ন সময় বিভিন্ন ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের নিকট কিছু আবেদন করে দরখাস্ত লেখার প্রয়োজন হয়। হতে পারে সেটা জেলা প্রশাসক বরাবর বা কোন পত্রিকার সম্পাদক বরাবর ইত্যাদি। এইসব দরখাস্ত একটি নির্দিষ্ট খামের মধ্যমে প্রেরন করতে হয়। আর এই দরখাস্ত লেখার নিয়ম যেমন আছে তেমনি দরখাস্তের খামের শিরোনাম লেখার একটি নির্দিষ্ট নিয়ম রয়েছে। যদিও নিয়মটি উপরের উল্লেখিত খাম লেখার নিয়ম গুলোর মতই। তবে চাকরির খাম লেখার মত দরখাস্তের খাম লেখার সময় প্রাপকের জায়গায় প্রাপকের ব্যক্তিগত ঠিকানা না লিখে তিনি যে প্রতিষ্ঠানে কর্মরত রয়েছেন তার ঠিকানা লেখতে হয়। অর্থাৎ সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির নাম, তার পদের নাম, তার প্রতিষ্ঠানের নাম এবং প্রতিষ্ঠানের ঠিকানা এইভাবে লেখতে হয়।
খামের উপর ঠিকানা লেখার নিয়ম ছবি :
শেষ কথা :
চিঠির ব্যবহার বর্তমানে অপ্রচলিত হওয়ার কারণে প্রায় সময় চিঠি লিখতে গিয়ে আমাদের বিড়ম্বনায় পড়তে হয়। যা ক্ষেত্রে বিশেষে আমাদের সময় অপচয় করার পাশাপাশি বিভিন্ন ভাবে পেইন দিয়ে থাকে। তাই এই আলোচনায় আমরা এই সামান্য বিষয়টি নিয়েই খুঁটিনাটি আলোচনার করার চেষ্টা করেছি। আশা করি চিঠির খামের উপর লেখার নিয়ম সম্পর্কে আপনি এই পোষ্ট থেকে একটি পরিষ্কার ধারনা পেয়েছেন। এই রকম সব প্রয়োজনীয় তথ্য ও টিপস পেতে আমাদের সাথেই থাকুন। ধন্যবাদ।